Denk hieraan bij het berekenen van opleidingskosten

Wanneer een werknemer een cursus of opleiding volgt, zijn daar kosten aan verbonden. Naast de directe kosten van een opleiding zijn er ook andere kosten waar je als werkgever rekening mee moet houden. Daarbij is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen verschillende type opleidingen. In sommige gevallen bestaan er mogelijkheden om de opleidingskosten te drukken. Deze kan je meenemen in de berekening van de opleidingskosten.

Interne opleiding

Bij een interne opleiding gaat het meestal om de volgende kosten:

• Kosten van een opleider: denk hierbij aan de kosten van een externe opleider of de loonkosten van een interne opleider.
• Loonkosten van de deelnemers: wanneer een werknemer van zijn werkgever een opleiding moet volgen om zijn functie te kunnen uitoefenen, geldt de opleidingstijd als arbeidstijd. Ook bij een opleiding buiten werktijd moet je er rekening mee houden dat je soms de tijd moet vergoeden, bijvoorbeeld door dit als overuren te zien.
• Opportunitykosten: dit is het verlies van de bijdrage die de werknemer niet kan leveren tijdens de opleidingsdagen, doordat hij geen werk uitvoert.
• Kosten voor degene die opleiding ontwikkelt en/of iemand die de opleidingsontwikkelaar vakinhoudelijk ondersteunt: loonkosten of tarief, opportunitykosten, reis- en verblijfkosten. Ontwikkelkosten zijn eenmalig, vaak kun je ze verdelen over het aantal keren dat de opleiding plaatsvindt. Hoge ontwikkelkosten kun je dan ‘terug verdienen’ door de opleiding meerdere keren (voor een bepaalde prijs) uit te voeren.
• Kosten voor het opleidingsmateriaal: denk daarbij ook aan kosten voor het ontwikkelen van materialen en middelen (leermateriaal, gebruik van technologie, etc.)
• Algemene kosten materialen en apparatuur. 
• Kosten voor het hebben van een opleidingsfunctie in de organisatie, die het organiseren van opleidingen ondersteunt: denk hierbij aan de afdeling administratie, projectsecretariaat, P&O-afdeling, etc.
  
  
  Wil je het volledige kennisdocument lezen?
  

  
  

  Vraag een gratis 7 dagen trial aan!

Externe opleiding

Bij een externe opleiding bij een externe partij zijn de meeste van bovenstaande kosten ook van toepassing, op de ontwikkel- en materiaal kosten na (deze besteed je immers uit). Daarnaast zijn er de volgende kosten: 

• Kosten voor het volgen van de opleiding: dit bedrag ligt over algemeen hoger dan het inhuren van een externe opleider voor een interne opleiding. Dit is met name zo wanneer een werknemer een langdurige opleiding aan bijvoorbeeld een hogeschool of universiteit volgt.
• Reis- en verblijfkosten: de vrijgestelde reiskosten van en naar de opleiding of studie gaan tot € 0,21 per kilometer ( € 0,23 vanaf 1 januari 2024) of de werkelijke kosten. Houd bij een meerdaagse cursus ook rekening met eventuele overnachtings- en maaltijdkosten die de werknemer maakt. 

Subsidies voor scholing 

Er zijn heel wat regelingen om zowel verplichte als niet-verplichte scholing gesubsidieerd Kennisdocumenten Financiering en subsidies scholing  te krijgen en hiermee de opleidingskosten te drukken. Denk bijvoorbeeld aan de SLIM-regeling of het STAP-budget.

Studiekostenbeding

Het is mogelijk om met de werknemer een studiekostenbeding af te spreken. Sinds 1 augustus 2022 gelden andere regels ten aanzien van een studiekostenbeding Kennisdocumenten Studiekosten English .

Aftrek studiekosten van transitievergoeding

Je kunt bepaalde scholingskosten in mindering brengen op de transitievergoeding:

• kosten die gemaakt worden bij (dreigend) ontslag en betrekking hebben op het zo snel mogelijk vinden van een andere baan (transitiekosten); en
• kosten die je tijdens het dienstverband maakt ter bevordering van de bredere inzetbaarheid van de werknemer binnen of buiten de organisatie (inzetbaarheidskosten).

Voor het aftrekken van studiekosten van de transitievergoeding gelden een aantal voorwaarden Kennisdocumenten Studiekosten English .