Hoe gaan werkgevers om met verzuim? - 2023

Bijna 550 HR-professionals deden mee aan de enquête van XpertHR over verzuim. De meeste deelnemers zijn werkzaam bij bedrijven van 100 tot 249 werknemers in verschillende sectoren verspreid over Nederland. De meeste ondervraagden vervullen functies als HR-manager en HR-adviseur.

De laatste jaren zijn de verzuimcijfers in veel branches gestegen. Veelgenoemde oorzaak is de toegenomen werkdruk, onder meer door het tekort aan personeel. Ook de coronacrisis heeft gezorgd voor een stijging van het verzuim. Bijna de helft van de werkgevers ervaart sinds de covid-pandemie een stijging van het ziekteverzuim, blijkt uit onze benchmark. Maar werkgevers kunnen nog veel doen aan het meten van ziekteverzuim, blijkt ook uit de enquête.

Allereerst werd gevraagd hoe werkgevers het verzuim registreren Praktijkvragen Wat mag je wel en niet registreren over verzuim? . Het overgrote deel doet dat via een geautomatiseerd verzuimregistratiesysteem (68,16%). Een klein deel (11,84%) noteert het verzuim op een individuele verzuimkaart of hebben dit uitbesteed aan een arbodienstverlener (12,62%).

Als een werknemer zich ziek meldt, mag je als werkgever maar beperkt vragen stellen. Zo mag je bijvoorbeeld niet vragen wat een werknemer heeft Kennisdocumenten Ziekte en privacy . De meeste ondervraagde werkgevers registreren dan ook vooral de datum van ziekmelding (15,51%), de contactgegevens tijdens ziekte (10,55%) en of de ziekte te maken heeft met een arbeidsongeval (11,32%).

Verslagen van verzuimgesprekken worden slechts door 9,68% van de ondervraagde werkgevers opgeslagen. Het verdient wel aanbeveling om deze gesprekken te documenteren, gezien de verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter. Wat de verwachte duur is van het verzuim, wordt door 8,28% gevraagd. Het is waarschijnlijk dat de registratie er bij een langere ziekteduur anders uitziet.

Opvallend is dat slechts 2,41% aan de zieke werknemer vraagt of er werk moet worden overgenomen. Dit lage percentage is moeilijk te verklaren. Wellicht is bij ziekmelding al direct duidelijk dat er werk moet worden overgenomen, of kan het werk wel even wachten. Het kan er ook mee te maken hebben dat werknemers zich tegenwoordig vaak digitaal kunnen ziekmelden, waardoor een gesprek over het verzuim niet meer telefonisch met de leidinggevende plaatsvindt. Zo merkt een werkgever hierbij op: ‘Niet alles altijd wordt bijgehouden. Bijvoorbeeld welk werk moet worden overgenomen: dit houden we enkel bij wanneer verwacht wordt dat iemand langdurig afwezig is. Of als iemand een specifieke functie vervult die moet worden overgenomen bij afwezigheid.’

In de enquête werd er gevraagd naar gegevens die gebruikt worden om verzuim en preventie te analyseren Kennisdocumenten Verzuimpreventie . Werkgevers kijken daarbij vooral naar de meldingsfrequentie (22,25%) en het verzuimpercentage (22,20%), blijkt uit onze enquête. De rapportages van de bedrijfsarts en de arbodienstverlener worden door 17,04% gebruikt. De bedrijfsarts krijgt door de verzuimspreekuren inzicht in de belangrijkste werkgebonden oorzaken van ziekte. Ook bevindingen van de vertrouwenspersoon en een bedrijfsmaatschappelijk werker kunnen inzicht geven in werkgebonden verzuimoorzaken. Het is dus raadzaam om hiernaar te kijken. De RI&-rapportage wordt door 12,5% gebruikt en de gegevens van exit-interviews Kennisdocumenten Exitgesprek  door 11,10%. De RI&E Kennisdocumenten RI&E  biedt informatie om arboknelpunten aan te pakken en het verdient aanbeveling hiernaar te kijken, evenals naar de gegevens uit exit-interviews.

Uit onze enquête blijkt dat ongeveer 40,09% van de werkgevers de totale kosten van verzuim meet. Hiervoor gebruiken zij voornamelijk de loonkosten van de zieke werknemers (43,44%). De kosten voor verzuimbegeleiding en re-integratie wordt door 28,69% meegenomen en de kosten voor vervanging van werknemers wordt door 20,22% opgenomen in de verzuimkosten. De kosten van productieverlies wordt maar door 6,83% meegenomen in de berekening.

Eenzelfde percentage (41,04%) meet de kosten van verzuim niet. De redenen daarvoor zijn divers. ‘Het management vraagt er niet om’, zeggen sommige ondervraagden. ‘We zijn een kleine organisatie met weinig verzuim, we hebben dus een goed overzicht’, meldt een aantal werkgevers. ‘Had geen prioriteit, maar is wel belangrijk nu in verband met oplopend ziekteverzuim’, zeggen aan de andere kant meerdere werkgevers. Bij sommige werkgevers ontbreken de tools, maar staat het onderwerp wel op de HR-agenda. Verzuimkosten kunnen voor het management een motiverende rol spelen in de aanpak van verzuim en het is daarom aan te raden om dit wel te meten Kennisdocumenten Analyticsmethoden .

Net als in onze benchmark Populaire arbeidsvoorwaarden en trends Benchmarking (BETA) XpertHR-onderzoek: populaire arbeidsvoorwaarden en trends in belonen -2021 werd gevraagd welk percentage van het loon werkgevers doorbetalen tijdens het eerste en tweede ziektejaar.

In het eerste ziektejaar betaalt ongeveer driekwart (76,12%) van de werkgevers 100% van het loon uit. In het tweede ziektejaar zakt dit naar 9,22%. Ruim de helft (60,99%) betaalt het minimale percentage van 70% in het tweede ziektejaar.

Daarnaast vroegen we of de werkgevers eigenrisicodrager zijn voor de voor de gedifferentieerde premie Werkhervatting gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) en de Ziektewet (ZW). Voor de financiering van de WGA- en ZW-flex-uitkeringen is een stelsel van keuzevrijheid tussen publieke verzekering en eigenrisicodrager gecreëerd (hybride stelsel). UWV treedt hierin op als publieke verzekeraar. Hiervoor betalen werkgevers een gedifferentieerde premie Whk.

In plaats van een publieke verzekering kunnen werkgevers ervoor kiezen om hun WGA-risico en/of ZW-flex-risico zelf te verzekeren bij een private verzekeraar; het zogenoemde eigenrisicodragerschap. Werkgevers betalen bij herverzekering een verzekeringspremie aan de private verzekeraar en geen gedifferentieerde premie WGA en/of ZW-flex aan UWV.

Uit onze benchmark blijkt dat 39,91% van de ondervraagden eigenrisicodrager is voor de WGA;  42,08% is eigenrisicodrager voor de ZW. Eenzelfde beeld komt naar voren als je kijkt naar gegevens van UWV Meer info op: https://www.uwv.nl/overuwv/kennis-cijfers-en-onderzoek/premieadviezen-social-fondsen/gedifferentieerde-premies-wga-en-ziektewet-2023.aspx . Daaruit blijkt dat het aandeel eigenrisicodragers voor de WGA in de totale loonsom van alle werkgevers sinds 2017 vrijwel stabiel is en ongeveer 40% van de totale loonsom van werkgevers bedraagt. Bij werkgevers (met uitzondering van uitzendbedrijven) is het aandeel in de loonsom van eigenrisicodragers voor de Ziektewet 47,18%.

Het percentage van de loonsom in het rapport van UWV geeft een enigszins vertekend beeld. Met name grote bedrijven maken gebruik van het eigenrisicodragerschap, zij vertegenwoordigen een relatief groot deel van de loonsom. Het aantal kleine werkgevers dat kiest voor eigenrisicodragerschap is klein. Voor werkgevers die eigenrisicodrager zijn zou je kunnen zeggen dat het van nog groter belang is om verzuim zoveel mogelijk te voorkomen of beperken. Wat doen de werkgevers hieraan?

Uit de enquête blijkt dat 57,70% van de ondervraagde werkgevers een preventief verzuimbeleid heeft. Het verzuimprotocol Voorbeelddocumenten Controlevoorschriften (verzuimprotocol) bij ziekte English is daarbij een veelgebruikt instrument (22,57%). Ook zijn rollen vastgelegd op het gebied van verzuimbegeleiding en preventie (18,48%) en re-integratie (19,71%), zoals de casemanager, de arbodienst of bedrijfsarts.

Circa 14% van de ondervraagden geeft aan dat zij ook diverse voorzieningen en activiteiten hebben vastgelegd om ziekteverzuim te voorkomen. Dit zijn bijvoorbeeld voorzieningen en activiteiten als een arbeidsgezondheidskundig spreekuur (9,91%), preventief medisch onderzoek (7,87%), het aanstellen van een preventiemedewerker (9,64%) en verzuimpreventiegesprekken met werknemers (8,48%).

Een veelgehoorde oorzaak voor verzuim is werkstress Kennisdocumenten Werkdruk en werkstress . Werkgevers kunnen verschillende dingen doen om dit aan te pakken Kennisdocumenten Vitale organisaties , al naar gelang de oorzaak van de stress. Soms wordt stress veroorzaakt door de sfeer in een team. Toch pakt maar 4,14% teams met conflicten gericht aan en maakt ongeveer 3,98% verzuim bespreekbaar in teams. Werknemers met schulden blijken ook extra vatbaar voor stress die kan leiden tot verzuim. Uit onderzoek Meer info op: http://www.financieelfittewerknemers.nl blijkt dat zij gemiddeld 7 dagen meer ziek zijn per jaar dan werknemers die niet kampen met schulden. Toch biedt maar 4,42% van de ondervraagden hun werknemers een budgetcoach aan, als onderdeel van de verzuimaanpak.

Veel werkgevers bieden andere voorzieningen om mentale werkbelasting gezond te houden. Zo geven meerdere werkgevers aan dat zij gebruik maken van mental health coaching en/of een eigen psychologische dienst op het werk inzetten. Werkgevers zetten ook regelmatig gesprekken in tussen leidinggevenden en de werknemers waarin de werkprivébalans en stressfactoren bespreekbaar worden gemaakt.

De vraag wat de ondervraagde werkgevers graag zouden zien als het gaat om verzuimpreventie werd zeer verschillend beantwoord. Veel werkgevers willen meer aandacht voor leefstijl en gezondheid en meer gesprekken over wellbeing Praktijkvoorbeelden Employee well-being programma Shell Nederland  tussen leidinggevenden en werknemers realiseren, maar weten nog niet hoe. ‘Dat managers meer doordrongen zijn van het belang van tijdig signaleren van evt. problemen (stress/geld/privé) bij werknemers en het voeren van verzuimgesprekken’, schrijft een deelnemer bijvoorbeeld.

Sommigen zijn kritisch over grijs verzuim en willen graag praten met de werknemers over het verzuim Webinars HR Masterclass: Kortdurend ziekteverzuim : ‘Ik zou graag het bewustzijn vergroten bij medewerkers van de consequenties van verzuim. Ziek is niet gelijk aan verzuim. Medewerkers bewust maken van mogelijkheden tot (aangepaste) arbeid (de eigen verantwoording om arbeidsovereenkomst na te komen) als je door ziekte in het verzuim komt. Verzuim is geen 'verkapte' aanvraag van verlof.’

Een ander zou de verantwoordelijkheid graag meer bij de werknemer leggen: ‘Stop met de volledige bescherming van grijs verzuim; ziek is ziek, maar verzuim is een keuze. Medewerkers die goed op de hoogte zijn van de Wet Poortwachter weten precies hoe ze zich moeten gedragen en wat ze kunnen zeggen om langer thuis te blijven. Leg niet enkel de focus op de zogenaamde rechten, maar ook op de plichten die je al verzuimende werknemer hebt. Twee jaar de verantwoordelijkheid bij de werkgever leggen is onredelijk.’

Nog een ander wil dat werknemers meer initiatief nemen: ‘Ik geloof dat frequent verzuim vaak verband houdt met minder werkgeluk of dat het werk niet meer goed past. In mijn organisatie willen we de eigen verantwoordelijkheid bij medewerkers stimuleren en regie nemen. Ik zou willen dat medewerkers niet afwachten tot ze zich niet meer goed voelen in hun werk maar op tijd aan de bel trekken zodat we coaching of loopbaanbegeleiding kunnen bieden.’

Sommige werkgevers zijn op zoek naar tools om voor de re-integratie van een werknemer te kijken wat nog wel kan. ‘... meer tools om een zieke medewerker passend werk te bieden. Veel leidinggevenden zijn bang om te vragen wat ze wel kunnen, een medewerker blijft dan al gauw thuis terwijl deze wel arbeidsmogelijkheden heeft. Hierdoor wordt ook de afstand naar het werk weer vergroot en duurt terugkeer weer langer.’ Een ander schrijft: ‘Ik zou meer in gesprek willen gaan met de medewerkers over de werk/thuis balans. Belangrijke punten aanhalen om naast het werk de ontspanning te vinden. Ook zou ik de managers willen uitleggen dat vervangende werkzaamheden tijdens ziekte belangrijk zijn voor de medewerker om contact te houden met het bedrijf.’

‘Amplitie’ wordt ook enkele keren genoemd. ‘Omdenken en verzuim benaderen vanuit amplitie, met andere woorden: niet praten over verzuim maar fitheid-, productief- of inzetbaarheidscijfer’, zegt de één. ‘Een amplitieve benadering van verzuim, dus focus op welzijn voor de hele groep.’ In het kennisdocument Zo gaat HR aan de slag met Vitaliteitsmanagement Kennisdocumenten Zo gaat HR aan de slag met vitaliteitsmanagement  lees je meer over deze benadering van verzuim.

Werkgevers leren ook graag van anderen. ‘Ik wil graag weten wat succesvolle acties zijn bij andere bedrijven’, schrijft een deelnemer bijvoorbeeld. ‘Best practises van andere bedrijven’, schrijft een ander.

Een kleine groep stimuleert een gezonde leefstijl als onderdeel van verzuimpreventie. Circa 4% geeft voorlichting over gezonde en ongezonde leefgewoontes. Een iets grotere groep biedt activiteiten op het gebied van sport en beweging aan, bijvoorbeeld met een gratis sportabonnement (6,6%). Circa 3,3% biedt trainingen aan om te stoppen met roken en heel klein deel zet in op vermindering van alcoholgebruik tijdens bedrijfsbijeenkomsten (1,3%). Een kleine groep verzorgt balansdagen op het werk of een gezondheidsweek (1,3%) en/of zorgt voor gezonde bedrijfsuitjes (1,9%).

Een positieve employee experience Kennisdocumenten Aan de slag met employee experience  kan het verzuim binnen een organisatie terugdringen. Twee op de drie werkgevers heeft echter nog geen beleid voor employee experience.

Gevraagd hoe dit beleid eruit ziet bij werkgevers die dit beleid wel hebben, zegt een deelnemer: ‘We hebben een volledige medewerkerreis, vanaf preboarding, onboarding, tijdens loopbaan en tot aan offboarding. Zelfs erna met medewerkers die het verschil hebben gemaakt, nemen we nog eens af en toe contact op. Ook kijken we naar reünies voor pensionados. Elke activiteit is een beleving in de organisatie. We organiseren personeelsbijeenkomsten. Dit jaar staat volledig in het teken van Vitaliteit, waarbij medewerkers zich kunnen inschrijven op workshops, een bootcamp... Die gaan over gezonde voeding, beter slapen, bewegen, fysieke belasting, mentale belasting. Er zijn stoelmassages, een Dag van de Vitaliteit, Happy Lunches in het kader van vitaliteit waar er ronde tafelgesprekken worden gevoerd over het onderwerp Vitaliteit. We hebben zit-sta werkplekken, ergonomische zitballen, stiltewerkplekken, flex- en thuiswerkmogelijkheden, bureaufietsen etc.’

Veel ondervraagden wijzen echter alleen op het onboarding programma en tussentijdse gesprekken met werknemers. Training en opleiding en aandacht voor loopbaanontwikkeling worden ook veel genoemd. Een enkele werkgever wijst op een niet-ziek-bonus. Toch zijn er meer factoren die de employee experience beïnvloeden, namelijk: cultuur, werkplekinrichting, leiderschap en samenwerken, de employee journey en technologie.